A ver si te suena esto: entregas el trabajo, emites la factura, pasa el vencimiento… y el cliente desaparece. Y lo más doloroso no es solo el dinero que no entra: es que, aunque no hayas cobrado un euro, lo más probable es que ya hayas ingresado ese IVA a Hacienda en tu modelo 303. Has pagado de tu bolsillo un impuesto sobre una venta que, de momento, no existe.
La buena noticia es que la ley te permite recuperar el IVA de facturas impagadas en bastantes casos. La menos buena: hay que seguir el procedimiento al pie de la letra y respetar los plazos, o el derecho se evapora.
En esta guía vamos al grano: qué son las facturas incobrables a efectos de IVA, qué requisitos mira Hacienda, en qué se diferencia un cliente empresa de un particular, cómo modificar la base imponible y, sobre todo, cómo emitir bien la factura rectificativa de IVA para no acabar peor que al principio. Y si todavía se te atragantan los fundamentos —numeración, IVA, IRPF, casos especiales—, conviene tener claro primero cómo hacer una factura en España.
¿Qué significa “recuperar el IVA” de una factura impagada?
Cuando emites una factura con IVA, ese IVA repercutido se declara y se ingresa (si tu liquidación sale a pagar) aunque el cliente todavía no te haya pagado. El criterio de devengo manda: para Hacienda, la operación existe el día que la facturas, no el día que cobras.
Si esa factura termina siendo incobrable, la normativa te deja reducir la base imponible de la operación y, en la práctica, recuperar el IVA que ya ingresaste.
Conviene tener claro lo siguiente: esto no es “anular” la factura original ni hacer como si nunca hubiera existido. Es corregirla por impago cumpliendo unos requisitos, mediante una modificación de la base imponible y la emisión de una factura rectificativa.
La referencia normativa está en el artículo 80 de la Ley 37/1992 del IVA (LIVA) y su desarrollo en el artículo 24 del Reglamento. Para los detalles operativos (formularios, documentación, calculadora de plazos), la propia Agencia Tributaria publica las instrucciones en su sede electrónica.
Requisitos para recuperar el IVA de facturas impagadas
Para que Hacienda acepte el ajuste, todo gira en torno a tres ideas: que la deuda sea real, que haya pasado el tiempo mínimo y que hayas reclamado el cobro de forma fehaciente.
1) La factura debe estar bien emitida y contabilizada
Parece de cajón, pero es donde se caen muchos casos: numeración correlativa, fecha, datos fiscales completos, desglose de IVA bien hecho y la factura registrada en tus libros. Si la base de partida cojea, lo demás no se sostiene; y si dudas con el cálculo, repasa cómo calcular el IVA en una factura antes de seguir.
2) Debe haber transcurrido el plazo legal sin cobrar
El tiempo que tiene que pasar para considerar una factura “incobrable” a efectos de IVA depende de tu volumen de operaciones:
- Pymes y autónomos (volumen de operaciones del año anterior inferior a 6.010.121,04 €): 6 meses desde el devengo (normalmente, la fecha de la factura) sin cobrar.
- Grandes empresas (volumen superior a 6.010.121,04 €): el plazo es de 1 año.
Un matiz que casi nadie cuenta y que te puede salvar: si eres pyme o autónomo, puedes elegir entre esperar los 6 meses o esperar el año. Es decir, si te pasaste de la ventana de los 6 meses, todavía te queda la opción del plazo de un año. No todo está perdido por unos días.
3) Tienes que haber reclamado el cobro de forma fehaciente
Este es el punto crítico, y también donde más ha cambiado la cosa. Hasta finales de 2022 la ley exigía, sí o sí, reclamación judicial o requerimiento notarial. Eso dejaba fuera a muchos autónomos que no querían (o no podían) meterse en costes de abogado o notario.
Desde la reforma de la Ley 31/2022 (Presupuestos Generales de 2023), la LIVA admite acreditar la reclamación por cualquier medio que pruebe fehacientemente que has reclamado el cobro al deudor. En la práctica, ahora valen tres caminos:
- Reclamación judicial (el monitorio es el rey para facturas entre empresas: rápido, barato y deja constancia formal del requerimiento de pago).
- Requerimiento notarial.
- Cualquier otro medio fehaciente, como un burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, que acredite el contenido, la identidad del remitente y del destinatario, y la fecha de entrega.
4) El destinatario y otras exclusiones que conviene conocer
Hay límites que es mejor revisar antes de mover ficha, porque te ahorran emitir una rectificativa que Hacienda va a rechazar. No se puede modificar la base imponible (art. 80.Cinco LIVA) cuando:
- El crédito está garantizado (garantía real, en la parte garantizada), afianzado por entidades de crédito o sociedades de garantía recíproca, o cubierto por un seguro de crédito o de caución (en la parte asegurada).
- Se trata de créditos entre personas o entidades vinculadas a efectos del IVA.
- El destinatario no está establecido en el territorio de aplicación del impuesto (península y Baleares), ni en Canarias, Ceuta o Melilla.
- El deudor ha sido declarado en concurso de acreedores después del devengo: ahí no vas por la vía de “crédito incobrable”, sino por el procedimiento específico del concurso (art. 80.Tres), que tiene sus propios plazos. Si te encuentras en este caso, revísalo con tu asesoría, porque es un circuito aparte.
Si tu situación es especial, compensa consultarla antes de emitir nada.
Clientes morosos: ¿cambia algo si es empresa o particular?
Sí, y bastante. La mayoría de casos de morosidad e IVA que se resuelven bien son B2B (de empresa a empresa, o de autónomo a empresa). Pero el B2C ya no está vetado como antes.
Si tu cliente es empresa o autónomo (B2B)
Es el escenario más limpio. Si cumples plazos y reclamas de forma fehaciente, puedes emitir la rectificativa y ajustar el IVA sin grandes sobresaltos. Además, esa rectificativa también afecta al IVA soportado que tu cliente se hubiera deducido (eso es asunto suyo, pero es la otra cara de la moneda).
Si tu cliente es un particular (B2C)
Aquí la cosa tiene matices, aunque la reforma de 2023 lo abrió. Ahora sí puedes recuperar el IVA en operaciones con consumidores finales, siempre que la base imponible de la operación supere los 50 € (antes el listón estaba en 300 €). Por debajo de ese importe, Hacienda no admite el ajuste.
Si facturas a particulares con frecuencia, te interesa tener un circuito de cobros y reclamación muy ordenado, y valorar el importe: para tickets pequeños, el papeleo puede comerte más de lo que recuperas. Y si tu negocio mezcla empresas y particulares, controlar bien los plazos de emisión de cada factura te ahorra que un retraso te deje fuera de juego antes de empezar.
Paso a paso: cómo modificar la base imponible del IVA por impago
Este es el procedimiento típico, con los plazos donde más gente tropieza.
1) Confirma que estás dentro de plazo para emitir la rectificativa
Una vez cumplido el periodo de espera (6 meses o 1 año, según tu caso), se abre una ventana de 6 meses para emitir la factura rectificativa. Es un plazo ampliado: hasta 2023 eran solo 3 meses. Aun así, no lo dejes para cuando tengas un rato, porque si se cierra la ventana, se acabó: ya no hay marcha atrás.
2) Reúne las pruebas del impago y de la reclamación
Ten a mano y bien localizable:
- La factura original.
- Evidencias del no cobro (extractos, ausencia de pago, etc.).
- El justificante de la reclamación fehaciente: demanda/auto del monitorio, acta o requerimiento notarial, o el burofax certificado con su acuse.
- Las comunicaciones previas con el cliente (suman, aunque no sustituyen a lo fehaciente).
3) Emite la factura rectificativa por impago (bien hecha)
Es el corazón del proceso. La factura rectificativa de IVA debe reflejar la rectificación de la base imponible y de la cuota. Lo habitual es emitir una rectificativa negativa que compense la original, total o parcialmente. Asegúrate de que incluye:
- La indicación clara de que es una factura rectificativa.
- La referencia a la factura original (número y fecha).
- Los importes rectificados (base y cuota de IVA).
- El motivo: crédito incobrable por impago.
Si quieres afinar la estructura y ver más casos, tienes el detalle en esta guía sobre la factura rectificativa.
4) Envía la rectificativa al cliente (aunque no te haya pagado)
Suena absurdo, pero es parte del procedimiento: el destinatario tiene que recibir la rectificativa. Guarda el justificante de envío (email con acuse, plataforma de facturación, etc.), porque te lo van a pedir.
5) Comunica la modificación a la AEAT con el Modelo 952
Aquí es donde muchas pymes pierden el derecho por un detalle administrativo. Tienes un mes desde la fecha de la factura rectificativa —no desde que se cumplió el plazo de espera, sino desde que emites la rectificativa— para comunicar la modificación a Hacienda mediante el Modelo 952, en la sede electrónica.
El trámite va en dos fases:
- Aportar la documentación por registro electrónico (copia de las facturas rectificativas, de las originales, prueba de la reclamación y prueba del envío al cliente). Esto te devuelve un código de asiento de registro.
- Cumplimentar y enviar el Modelo 952 con ese código, declarando que el crédito no está garantizado, afianzado ni asegurado, que no es entre partes vinculadas y que el deudor no está en concurso.
Es un plazo improrrogable. Una alarma en el calendario el día que emites la rectificativa puede ahorrarte un disgusto.
6) Refleja el ajuste en el modelo 303 del periodo correcto
La rectificación impacta en tu IVA devengado del periodo en que emites la factura rectificativa (no el de la factura original). La cuota rectificada entra como una minoración del IVA devengado, y ahí es donde recuperas, de forma efectiva, el dinero que adelantaste. Cuadra siempre los tres elementos: factura original, rectificativa y registro en los libros.
Pongamos un ejemplo realista
Imagina que eres diseñador/a web autónomo/a. El 10 de enero emites una factura de 1.210 € (1.000 € de base + 21 % de IVA) a una S.L. No paga en febrero, ni en marzo, ni en abril. Tú, como casi todo el mundo, ingresaste ese IVA en el 303 del primer trimestre porque era lo que tocaba.
👉 Llega julio: han pasado más de 6 meses desde el devengo. Como no quieres gastar en notario, mandas un burofax certificado reclamando el pago (o inicias un monitorio, que es lo más sólido entre empresas). Con esa reclamación en la mano, emites una factura rectificativa por −1.000 € de base y −210 € de IVA, referenciando la original. Se la envías al cliente, guardas el acuse y presentas el Modelo 952 dentro del mes siguiente. El ajuste lo reflejas en el 303 del trimestre en que emitiste la rectificativa, y recuperas los 210 € que en su día adelantaste.
Errores típicos que hacen que Hacienda tumbe la recuperación
- Pasarse de plazo para emitir la rectificativa (6 meses) o para comunicar con el Modelo 952 (1 mes).
- Reclamar sin prueba fehaciente: solo emails o llamadas. Hace falta monitorio, notario o burofax certificado.
- Rectificativa mal emitida: sin referencia a la original, con importes incoherentes o motivo poco claro.
- Desorden documental: no poder demostrar el envío al cliente o no encontrar los justificantes cuando llega el requerimiento.
- Confundir impago con descuento o abono: una devolución comercial no es un crédito incobrable, y se tratan distinto.
- No revisar las exclusiones: emitir la rectificativa de un crédito asegurado, vinculado o de un cliente fuera del territorio de aplicación del IVA.
Verifactu y por qué aquí conviene tenerlo todo atado
En cuanto entran en juego rectificativas, reclamaciones, comunicaciones y plazos cruzados, la improvisación sale cara. Con la llegada de Verifactu y el foco creciente en la integridad y trazabilidad de los registros, tener un sistema que te permita localizar al instante la factura original, su rectificativa, el historial y los datos del cliente ya no es comodidad: es tranquilidad.
Si emites facturas con frecuencia, un software en la nube como Factuapp te ayuda a mantener ordenados clientes, numeración, rectificativas y exportaciones, con enfoque en cumplimiento y sin complicarte la vida, justo cuando aparece un impago y toca moverse rápido.
Lo que casi nadie te dice: cuándo compensa y cuándo no
Recuperar el IVA de facturas impagadas es un derecho, sí, pero también tiene un coste: tiempo, gestión y, a veces, abogado o notario. Para importes pequeños, puede que no salga a cuenta ir a por todas. Para importes medianos o altos, suele merecer la pena, sobre todo si el cliente es empresa y tienes la documentación bien atada.
Que un moroso no se quede también con tu IVA
Un impago ya es bastante castigo como para sumarle el IVA que adelantaste a Hacienda. Si cumples los requisitos, reclamas el cobro como toca y emites bien la factura rectificativa, puedes recuperar el IVA de facturas impagadas y cerrar el círculo con seguridad.
Y si quieres llevar todo el proceso con más orden —factura original, rectificativas, exportaciones, control de vencimientos y cumplimiento orientado a Verifactu—, puedes probar Factuapp. Es la forma sencilla de facturar bien, incluso cuando el cliente no responde.
📖 Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento fiscal personalizado. Los plazos y requisitos del artículo 80 de la LIVA tienen matices según cada caso (concurso, criterio de caja, operaciones intracomunitarias…); ante una duda concreta, consulta con tu asesoría antes de emitir la rectificativa.
