Cómo hacer una factura en España: requisitos y casos prácticos

Si eres autónomo o llevas la administración de una pequeña empresa, hay un momento que se repite cada mes: llega el día de emitir facturas y te preguntas si lo estás haciendo bien. Tranquilo, no estás solo/a. Ese temor nos ha acompañado a todos en algún momento de nuestra vida empresarial, y tiene sentido, puesto que una factura no es solo un documento bonito: es una pieza fiscal, contable y legal (con las repercusiones que eso conlleva).

En esta guía vas a encontrar una visión completa para emitir facturas en España sin dudas: qué es una factura, cuáles son los requisitos de factura en España, los datos obligatorios de una factura, cómo llevar la numeración de facturas y cómo aplicar una factura con IVA o una factura con IRPF. También entraremos en otras situaciones típicas: facturar a particulares, a empresas, a clientes extranjeros, emitir rectificativas y cuándo se puede emitir una factura sin IVA.

Y sí: hablaremos de facturación electrónica, de lo que viene con Veri*factu y de cuándo merece la pena apoyarte en un software para no vivir con miedo a un error tonto.

¿Qué es una factura y para qué sirve?

Una factura es el documento que acredita una operación: que has vendido un producto o prestado un servicio, por un importe concreto, a un cliente identificado, en una fecha determinada, con unos impuestos (si aplican). Es tu prueba ante el cliente y ante Hacienda.

En España, la facturación está regulada principalmente por el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Si quieres ir a la fuente oficial, aquí lo tienes en el BOE: Real Decreto 1619/2012 (Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación).

¿Por qué importa? Porque una factura bien hecha:

• Te permite cobrar con claridad (y evitar discusiones).
• Te sirve para justificar ingresos y cuadrar tu contabilidad.
• Es la base para declarar IVA (si corresponde) y para retenciones de IRPF.
• Evita errores típicos que luego acaban en una factura rectificativa o en un “¿me la puedes rehacer?” del cliente.

Requisitos de una factura en España: datos obligatorios que no pueden faltar

Los datos obligatorios factura son los que determinan si la factura es válida. Si falta alguno clave, el cliente puede rechazártela (sobre todo empresas) y tú puedes tener problemas para justificarla.

Según el Reglamento, una factura completa debe incluir, como mínimo:

• Número y, en su caso, serie (veremos la numeración facturas en detalle más abajo).
• Fecha de expedición (cuándo emites la factura).
• Datos del emisor: nombre y apellidos/razón social, NIF y domicilio.
• Datos del destinatario: nombre/razón social, NIF y domicilio (con matices si es particular).
• Descripción de la operación: qué has vendido o qué servicio has prestado. Cuanto más claro, mejor.
• Base imponible (importe sin impuestos).
• Tipo impositivo de IVA y cuota de IVA (si aplica).
• Importe total.
• Si hay exención o no sujeción, referencia a la norma o mención que corresponda (por ejemplo, “Operación exenta de IVA según…”).
• Si hay retención de IRPF, tipo y cuantía retenida (cuando proceda).

La factura puede incluir más cosas (forma de pago, vencimiento, referencia de pedido, número de cuenta…), pero lo de arriba es el núcleo. A partir de aquí, hay detalles que cambian según el caso: si facturas a un particular, si el cliente es de la UE, si estás en recargo de equivalencia, etc. Profundizaremos en estos temas a lo largo de las próximas secciones.

Cómo numerar facturas: series, orden y errores típicos

La numeración facturas tiene una regla de oro: debe ser correlativa. Esto significa que no puedes “saltar” números porque sí, ni duplicarlos, ni cambiar el orden a conveniencia.

Lo habitual es:

• Empezar cada año con un contador: 2026-0001, 2026-0002…
• O mantener una secuencia simple: 1, 2, 3… (siempre correlativa).

También puedes usar series cuando tenga sentido: por ejemplo, una serie para facturas ordinarias (F-2026-0001) y otra para rectificativas (R-2026-0001), o una serie por centro de trabajo. La clave es que dentro de cada serie la numeración sea correlativa.

Errores que veo a menudo (y que se pagan con tiempo)

• Reutilizar un número porque “esa factura al final no se envió”. Si la emitiste, existe. Si no procede, se rectifica.
• Hacer facturas en Word y perder el control de qué número toca.
• Mezclar presupuestos con facturas. El presupuesto no lleva numeración de factura (puede llevar su propia numeración, pero no es lo mismo).

Si quieres profundizar, aquí tienes una guía específica: Numeración de facturas: cómo organizar series y evitar saltos.

¿Qué pasa si me equivoco en un número?

Si ya la has emitido, lo normal es no “borrar” la factura. Se corrige con una rectificativa o con el procedimiento que corresponda según el error. Este tema da para un artículo propio que detallo aquí: Factura rectificativa: cuándo se hace y cómo se emite.

Cómo hacer facturas en España: paso a paso

Antes de entrar en campos y números, conviene distinguir los tipos más habituales.

Tipos de facturas

• Factura completa u ordinaria: la de toda la vida. Es la que necesitas en la mayoría de casos, sobre todo si facturas a empresas o si el cliente quiere deducirse el IVA.
• Factura simplificada (el “ticket” moderno): se puede emitir en ciertos supuestos y con límites. No siempre permite identificar al destinatario, aunque puede incluir su NIF si el cliente lo pide.
• Factura rectificativa: se emite para corregir una factura anterior (por error en base imponible, IVA, datos, etc.).

Si te interesa profundizar en cuándo procede una simplificada y qué límites tiene, enlazo un artículo específico: Factura simplificada: cuándo se puede emitir y límites.

Todos los pasos para crear una factura

Si estás empezando, este orden te evita el 80% de errores:

• Identifica al emisor: tus datos (autónomo) o los de tu empresa.
• Identifica al cliente: empresa/autónomo con NIF o particular (y si es de España, UE o fuera).
• Define el concepto: qué has hecho, fechas del servicio, unidades, precio unitario.
• Calcula la base imponible: suma de líneas sin impuestos.
• Aplica IVA si corresponde (tipo general, reducido, superreducido, exento, inversión del sujeto pasivo…).
• Aplica IRPF si corresponde (típico en servicios profesionales a empresas/autónomos).
• Total: base + IVA − IRPF (si hay retención).
• Numera y fecha correctamente.
• Guarda y envía (y archiva copia).

Esto aplica tanto si quieres hacer factura de autónomo como si gestionas la facturación de un equipo pequeño.

Y si todavía estás comparando opciones, aquí tienes una lectura relacionada: Los 8 mejores software de facturación de 2026.

Cómo aplicar impuestos y retenciones (IVA e IRPF)

A continuación, hablaremos de qué es el IVA, el IRPF y cómo aplicarlo correctamente a una factura con ejemplos.

1) Factura con IVA: cómo se calcula y qué tipos se aplican

En España, lo habitual es emitir una factura con IVA. El IVA se calcula sobre la base imponible y se desglosa en la factura.

Tipos de IVA más habituales

• 21% (general): la mayoría de servicios profesionales y productos.
• 10% (reducido): hostelería, transporte de viajeros, algunos alimentos, etc.
• 4% (superreducido): bienes de primera necesidad específicos (no es lo habitual en servicios).
  

La mecánica es simple:

• Base imponible × tipo IVA = cuota IVA
• Total = base + IVA (si no hay IRPF)

Si no tienes claro qué IVA aplicar, revisa la naturaleza exacta del servicio/producto. En caso de duda real, merece la pena confirmarlo con asesoría porque un IVA mal aplicado no es un error “pequeño”.

Referencia útil de la AEAT sobre IVA: Información de IVA en la Agencia Tributaria.

📖 Ejemplo rápido de factura con IVA (21%)

Si te interesa cómo calcular el IVA al meter descuentos, suplidos o varias líneas con tipos distintos, enlazo esta otra guía Cómo calcular el IVA en una factura (con varios casos).

¿Cuándo se puede emitir una factura sin IVA?

Esto suele generar confusión, así que lo diré claro: nadie puede decidir por su cuenta si desea o no aplicar IVA a una factura. Se puede emitir una factura sin IVA cuando la operación está exenta, no sujeta o se aplica algún régimen especial. Ejemplos típicos:

• Operaciones exentas (por ejemplo, ciertos servicios sanitarios, educativos, financieros…).
• Servicios a empresas de la UE (B2B) donde se aplica la regla de localización y puede proceder inversión del sujeto pasivo (con mención en factura y requisitos como el VAT ID).
• Exportaciones fuera de la UE (habitualmente exentas, con su documentación).

En estos casos, la factura debe incluir la mención correspondiente (por ejemplo, referencia a la exención o a la inversión del sujeto pasivo). Si te interesa este tema, enlazo una guía más detallada: Factura sin IVA: cuándo procede y qué poner en el texto.

2) Factura con IRPF: cuándo se aplica y cómo se calcula

La factura con IRPF es típica de autónomos que prestan servicios profesionales a empresas o a otros autónomos en España. La retención es un pago a cuenta del IRPF del profesional.

Tipos habituales (pueden variar según actividad y situación):

• 15% (general en muchos servicios profesionales).
• 7% (nuevo autónomo en determinados supuestos y durante un periodo concreto, si procede).

La lógica:

• Base imponible × % IRPF = retención
• Total = base + IVA − IRPF
  

📖 Ejemplo rápido de factura con IVA (21%) e IRPF (15%)

Cuidado: no todas las actividades llevan retención, y no siempre se aplica cuando facturas a particulares. Si quieres hilar fino por casuística: IRPF en facturas: quién retiene, cuándo y qué porcentaje.

La mejor manera de crear facturas sin equivocarte en los cálculos es escogiendo un buen software de facturación. Es una forma de dormir mejor: menos fallos, más orden, y todo accesible cuando te pide algo tu gestor o un cliente. Si estás mirando opciones, puedes crear tu cuenta en Factuapp y probar el flujo de emisión, series, impuestos y control de facturas.

3) Ejemplo de factura en España

Vamos con un ejemplo de factura completa en España típico de una pyme/autónomo que presta un servicio a un particular.

1. Emisor (empresa)
   1. Razón social: Company S.L.
   2. NIF: B12345678
   3. Domicilio: Avda. de Portugal 32, 28001 Madrid.
2. Cliente (particular)
   1. Nombre: María López Rodríguez.
   2. NIF: 12345678A
   3. Domicilio: Calle Olivos 23, 28001 Madrid.
3. Factura
   1. Número: F2026-0001.
   2. Fecha de emisión: 31/01/2026.
   3. Concepto: Servicio de consultoría básica online.
4. Cantidades: 75,00 €.
   1. Cantidad: Consultoría (1 ud)
   2. Base imponible: 75,00 €.
   3. IVA (21%): 15,75 €.
   4. IRPF (15%): No hay.
   5. Total a pagar: 90,75 €.
5. Datos complementarios
   1. Forma de pago: Tarjeta.
   2. Vencimiento: No hay.
6. QR Verifactu: En este caso, la factura está adaptada al reglamento Verifactu y posee QR y mensaje identificativo. Este paso es opcional hasta enero de 2027, aunque yo recomiendo encarecidamente ir revisándolo. Puedes averiguar cuándo entra en vigor Verifactu para tu caso concreto visitando este artículo.

Cómo facturar a particulares, empresas y extranjeros dentro y fuera de la UE

1) Cómo emitir facturas a empresas

• Te pedirán factura completa casi siempre.
• Es habitual que te faciliten sus datos fiscales (razón social, NIF, dirección).
• Puede llevar IRPF si eres profesional y procede.

2) Cómo emitir facturas a particulares

• Normalmente no hay IRPF (no te retienen).
• Puede bastar una factura simplificada en ciertos casos, aunque muchos negocios prefieren emitir factura completa por orden.
• Si el particular pide factura con sus datos, se incluyen.

3) Cómo emitir facturas a clientes extranjeros (UE y fuera de la UE)

Cuando empiezas a trabajar con clientes de fuera, aparecen ciertas dudas: “¿Llevo IVA? ¿Pongo su VAT? ¿Qué texto tengo que incluir?”. Aquí hay matices, y conviene confirmar el caso concreto con tu asesor si es la primera vez. Aun así, te dejo un mapa mental bastante práctico.

Cliente empresa en la UE (B2B)

En muchos servicios entre empresas dentro de la UE, puede aplicarse la regla de inversión del sujeto pasivo (no repercutes IVA español y el cliente autorepercibe el impuesto en su país), siempre que el cliente tenga VAT válido y se cumplan requisitos. Si te interesa, entro más en detalle sobre este asunto en Cómo facturar a clientes de la UE: IVA, VAT y menciones.

En estos casos suele incluirse una mención del tipo “inversión del sujeto pasivo” y conviene verificar el VAT del cliente. Puedes consultar el sistema VIES de la Comisión Europea: VIES (validación VAT UE).

Cliente particular en la UE (B2C)

Depende del tipo de servicio o producto (digital, presencial, etc.) y de reglas específicas. Aquí es donde más fácil es equivocarse si vendes servicios digitales o formación online. Si este es tu caso, te recomiendo leer: Facturar servicios digitales: IVA, OSS y casos frecuentes.

Cliente fuera de la UE

En exportaciones de bienes y ciertos servicios, puede haber operaciones exentas o no sujetas, con menciones específicas. Lo importante es documentar bien la operación y reflejar correctamente el motivo de no repercutir IVA cuando aplique.

Para un enfoque más detallado por escenarios, enlazo: Facturar a clientes extranjeros: UE, fuera de la UE y textos legales. Para contrastar criterios y definiciones, la Agencia Tributaria tiene información sobre IVA y operaciones intracomunitarias.

Factura rectificativa: cuándo se emiten y cómo se hacen

Te equivocas en un dato, el cliente devuelve un producto, aplicas un descuento a posteriori, cambias la base imponible… nos pasa a todos. Lo importante es corregirlo bien. Para eso están las facturas rectificativas.

Una rectificativa debe:

• Tener su propia numeración (normalmente con una serie específica, por ejemplo R-2026-0001).
• Indicar que es rectificativa y referenciar la factura rectificada (número y fecha).
• Reflejar la corrección: puede ser por diferencias (rectificar importes) o por sustitución, según el caso.

Si quieres ver ejemplos de rectificativas por error de IVA, por devolución o por descuento posterior, aquí lo tienes: Factura rectificativa: ejemplos y cómo hacerla paso a paso.

Plazos: cuándo emitir una factura y cuándo enviarla

Los plazos dependen de la operación y del tipo de destinatario. En B2B, lo habitual es emitirla antes del día 16 del mes siguiente al devengo (con matices). En B2C, suele emitirse en el momento de la operación o en plazos más inmediatos según el caso.

Como los plazos pueden variar y conviene revisarlos con calma según tu actividad, te dejo un artículo específico: Plazos de emisión de facturas en España: reglas y ejemplos.

Facturación electrónica en España: Verifactu y el papel del software de facturación

La facturación en España está cambiando. Entre la digitalización, las nuevas obligaciones y los sistemas de control, cada vez tiene menos sentido llevar facturas a mano en un Word que se va copiando y pegando desde 2019.

¿Qué es Verifactu y por qué te interesa?

Verifactu es un sistema ligado a los requisitos de integridad, trazabilidad y control de los registros de facturación (en el marco de la normativa antifraude). No es solo “factura electrónica”: es cómo se generan y conservan los registros, con garantías técnicas.

Si quieres estar al día, visita la Guía Completa Verifactu 2027, donde explicamos de forma clara, detallada y ordenada todo lo que necesitas saber para llegar a 2027 preparado/a.

Una reflexión: facturar no tiene por qué ser complicado

Si has llegado hasta aquí, ya tienes una visión completa para emitir factura España con criterio: sabes qué datos son obligatorios, cómo llevar la numeración, cómo tratar una factura con IVA o una factura con IRPF, y qué hacer en situaciones que suelen dar guerra (extranjero, rectificativas, facturas sin IVA).

La facturación tiene su parte técnica, sí, pero tampoco debería convertirse en tu segundo trabajo. Si notas que cada mes repites los mismos pasos y te da miedo equivocarte con números, impuestos o series, quizá es el momento de apoyarte en una herramienta. Puedes probar Factuapp y ver si encaja con tu forma de trabajar.

💡 Nota: esta guía es informativa y no sustituye el criterio profesional para casos complejos (operaciones internacionales, regímenes especiales, exenciones específicas). Si tu actividad tiene particularidades, consulta con tu asesor.